Hoppa till huvudinnehåll
conference lunch move company map contacts lindholmen travel info

Effektivare samarbete med visualisering

När en ny produkt ska tas fram förstår vi alla fördelen av att ha en prototyp som visualiserar och därmed kommunicerar egenskaper och design. Men hur kan man t ex visualisera en process för bättre samarbete och beslutsfattande?

På Visual Arena inledde Ludvig Lindlöf, från ”Innovation and R&D Management” på Chalmers, ett seminarium om visuellt samarbete för insikts-sugna deltagare som tagit sig till Lindholmen Science Park.

Idag hanterar vi enorma mängder information med krav på att ta snabba beslut, varför det finns ett stort behov av tydlig kommunikation.

- Vi är alla olika och kommunikationen ska skapa en gemensam utgångspunkt! Den ska skapa förutsättningar för att förstå varandra bättre, sa Ludvig.

När man utvecklar en produkt eller ska bygga ett hus, gör man prototyper för att ha något att hänga upp kommunikationen på. Men hur ska man göra när det gäller processer?
 
- I en processtyrd organisation får vi anstränga oss att förstå vad vid håller på med – det är inte lika visuellt. Men med ’Visual planning’ kan man visualisera aktiviteter, problem, leveranser osv på en stor tavla, för att enklare skapa förståelse i teamet – det blir som en prototyp av processen.

Ludvig underströk även vikten av att begränsa sig när man jobbar visuellt, att välja ut den info som är viktigast – det är nyckeln till användbara visualiseringar.

img_1762.jpg

Från teori till verktyg 
För att ta det visuella arbetssättet vidare, har Mathias Gullbrandson och Magnus Envall utvecklat verktyget Dreamler – och inspirationen kom delvis från dataspel. Det är ett verktyg där man använder ”digitala post-it lappar” på ett interaktivt spelbräde för visuellt samarbete och för att driva initiativ.                       

- Vi såg ett tydligt behov av bättre samarbete i många organisationer och projekt. Research visade att 40 - 80% av tiden går åt till samordning.

-Om man enklare kan nå fram till att alla delar samma bild av processen framåt, så förstärks samarbetet och man skapar effektivitet, sa Mathias.

Göteborg 2021 – samordning med Dreamler
Några som i år börjat arbeta med ett ökat visuellt arbetssätt är Göteborg & Co, som arrangerar och förbereder Göteborgs 400-års jubileum. Inför 2021 har de t ex samlat in mänger av idéer från göteborgarna, och man arbetar med flera olika delleveranser.

- All insamlad info innebär många skrivna dokument. Men vi frågade oss hur man ska få uthållighet och få alla att behålla engagemang och ha samsyn i projekten, berättade Sofia Berntsson, Utvecklingsledare Göteborg 2021.

Det uppstod ett behov av att inte bara ha dokument samlade, utan att kunna visualisera processen för att stärka och systematisera framdriften av alla satsningar, och då togs en kontakt med Dreamler.

- Vi ser att när man får visualisera sina projektplaner så blir det en aha-upplevelse – man får en annan syn på flödet. Och det har blivit lättare att se vad som ska prioriteras med hjälp av ett visuellt system, ett bra stöd för projektledarna. I nästa steg ska vi få in kommunikatörerna också.

-Det jag ser tydligt redan, efter att ha använt Dreamler i ett år, är att man i projekten får en helhetsbild på ett nytt sätt, och det gäller oss i staben också, vilket är viktigt.

visuellt_samarbete.jpg

Efter seminariet var det dags för deltagarna att prova på Dreamler-verktyget, under guidning av Ludvig Lindlöf och Mathias Gullbrandson. Det blev diskussioner och en inblick i vad som är viktigt att tänka på för att ett team ska komma igång praktiskt med visuellt samarbete och visual management.

Kristina Knaving, doktorand som forskar i interaktionsdesign på Göteborgs Universitet, ser tydligt nyttan av att arbeta visuellt.

- Att kunna diskutera sig fram till en samsyn! Ofta har man problem när man diskuterar hur ett projekt ska se ut, och kan man inte skapa en gemensam översiktsbild så kommer folk gå iväg med olika bilder i huvudet.

- Man kan även identifiera hur personer jobbar i ett system. Om man t ex tappar en medarbetare så har man större chans att ersätta den på ett fungerande sätt efter det att man byggt upp en sådan här process.

Marcus Holhammar, från Dazibao AB, tyckte att dagen gav honom många nya idéer.
- Jag har ett bolag som jobbar med att nå fram med digital information inom organisationer för att bygga kultur och delaktighet, och då skulle detta, att hjälpa våra kunder att visualisera sina processer, kunna vara nästa steg för oss.
- Visualisering är hett. Att som idag få ny kunskap, nya tankar och perspektiv är intressant för oss, för att kunna utveckla vårt erbjudande till våra kunder. 

Dan Helén deltog både i seminariet och på workshopen och välkomnar ny kunskap och nya verktyg.
- Rent intuitivt tycker jag att Visual Arena och Lindholmen Science Park andas väldigt mycket utveckling, det känns när man kommer hit, det är stimulerande!

- Jag har jobbat väldigt mycket med processer som ekonomichef. Jag är ju av den uppfattningen att vi har alldeles för mycket information, man måste förenkla det och jag tror man är på rätt väg med Dreamler verktyget.

 

 

Har du eller ditt företag behov av fördjupad kunskap om visualiseringsverktyg, teoretisk eller praktisk? Du är varmt välkommen att kontakta Visual Arena, då vi har en ambition att skapa fördjupningserbjudanden utifrån ert behov.